Robotic Process Automation (RPA) has gained increasing importance in accounting, but knowledge about how bots are used in small and medium-sized enterprises (SMEs) is still limited. The purpose of this study is to investigate which factors influence the use of RPA in accounting in Swedish SMEs. The study was conducted as a qualitative study based on semi-structured interviews with eight respondents from Swedish SMEs. The analysis is based on the Absorptive Capacity theory (ACAP), which deals with the organization's ability to identify, interpret, adapt and utilize new technology. 

The results show that the use of RPA is primarily influenced by technical skills, system requirements and repetitive elements such as supplier invoices and transaction matching. Elements that require more assessment are still handled manually. The study also shows that companies with strong prerequisites in the early ACAP phases consistently achieved further in their RPA use, which indicates that the phases are interconnected; if things go wrong early on, it affects what is possible to achieve later.

The study contributes to filling a knowledge gap around RPA in Swedish SMEs and complements previous research by, among others, Hsiung and Wang (2022), Gotthardt et al. (2020) and Cooper et al. (2018), which has either been based on large organizations or conducted in other national contexts. The results show that RPA use in Swedish SMEs follows a different logic than previous research has been able to show, and that the technology's value-creating potential largely depends on the organization's conditions rather than on the technology itself.

Robotic Process Automation (RPA) har fått en allt större betydelse inom redovisningen, men kunskapen om hur boten används i små och medelstora företag (SMF) är fortfarande begränsad. Syftet med denna studie är att undersöka vilka faktorer påverkar användningen av RPA i redovisningen i svenska SMF. Studien genomfördes som en kvalitativ studie baserad på semistrukturerade intervjuer med åtta respondenter från svenska SMF. Analysen utgår från Absorptive Capacity-teorin (ACAP) som handlar om organisationens förmåga att identifiera, tolka, anpassa och utnyttja ny teknik. 

Resultatet visar att användningen av RPA främst påverkas av tekniska kompetenser, systemförutsättningar och repetitiva moment som leverantörsfakturor och transaktionsmatchning. Mer bedömnings krävande moment hanteras fortfarande manuellt. Studien visar också att företag med starka förutsättningar i de tidiga ACAP-faserna genomgående nådde längre i sin RPA-användning, vilket tyder på att faserna hänger ihop, går det illa tidigt påverkar det vad som är möjligt att uppnå senare.

Studien bidrar till att fylla ett kunskapsgap kring RPA i svenska SMF och kompletterar tidigare forskning av bland annat Hsiung och Wang (2022), Gotthardt et al. (2020) och Cooper et al. (2018), som antingen baserats på stora organisationer eller genomförts i andra nationella kontexter. Resultaten visar att RPA-användning i svenska SMF följer en annan logik än vad tidigare forskning kunnat visa, och att teknikens värdeskapande potential i hög grad beror på organisationens förutsättningar snarare än på tekniken i sig.